Danh sách kiểm tra hàng tồn kho của cửa hàng trực tuyến dành cho người bán lại

Trong một cửa hàng trực tuyến, tồn kho không chỉ là dữ liệu nền mà là điểm quyết định hàng ngày. Nếu một mã sản phẩm hết hàng nhưng hệ thống vẫn hiển thị là đang bán, điều đó ngay lập tức dẫn đến một cuộc gọi điện thoại, một cuộc tư vấn và việc giao hàng bị trì hoãn. Và nếu chi quá nhiều tiền cho những mặt hàng bán chậm, kho hàng sẽ chiếm diện tích thay vì những mặt hàng tạo ra doanh thu.

Danh sách kiểm tra sau đây dành cho những người hoạt động với tư cách là nhà phân phối và muốn quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn. Đây không phải là công thức phần mềm, cũng không phải là hướng dẫn kế toán, mà là một bộ lọc thực tiễn, sử dụng hàng ngày. Mục tiêu: giảm thiểu dữ liệu hàng tồn kho không chính xác, giảm thiểu đơn đặt hàng sai địa điểm, và tăng cường nguồn cung ứng hiệu quả hơn.

1. Trước tiên, logic quản lý kho hàng cần phải rõ ràng.

Trước khi kiểm tra bất cứ điều gì, hãy xác định xem "có sẵn trong kho" có nghĩa là gì đối với bạn. Nhiều cửa hàng trực tuyến nhầm lẫn điều này với những gì đã được đặt hàng, những gì đang được nhận và những gì hiện có trên kệ. Tuy nhiên, đây nên là các dòng riêng biệt trong hệ thống, nếu không khách hàng có thể mua một sản phẩm chưa có sẵn trên thị trường.

Nên quản lý riêng ba trạng thái: hàng có sẵn ngay, hàng đang chờ nhập kho, và hàng hết hạn hoặc bị hủy. Nếu nhân viên hiểu rõ và thống nhất quy tắc này, sẽ giảm thiểu sai sót do con người. Một quy tắc đơn giản nhưng nhất quán thường có giá trị hơn một hệ thống phức tạp mà chỉ được sử dụng một nửa.

2. Mỗi mã số mặt hàng phải có một tên duy nhất và đã được xác minh.

Một trong những lỗi phổ biến nhất trong quản lý kho hàng của các trang web bán hàng trực tuyến là đặt tên trùng lặp. Cùng một sản phẩm được viết tắt ở nơi này, viết đầy đủ hơn ở nơi khác và viết sai chính tả ở nơi thứ ba. Điều này gây khó khăn cho việc tìm kiếm, làm chậm quá trình chuẩn bị đơn hàng và dễ dẫn đến việc đóng gói nhầm sản phẩm.

Ví dụ, nếu tập hợp bao gồm Hộp đựng đồ Hobby Trend họa tiết sâu, dung tích 0.625l, mã sản phẩm 020893, Khi đó, mã số sản phẩm, tên sản phẩm và phần mô tả nội bộ phải giống nhau trên tất cả các kênh. Bạn không cần phải viết mô tả sản phẩm, chỉ cần sản phẩm được nhận diện rõ ràng trong hệ thống là đủ. Điều này cũng đúng ngay cả khi sản phẩm được chào bán bao gồm nhiều phiên bản khác nhau nhưng tương tự; kho hàng và cửa hàng trực tuyến cần nhận diện sự khác biệt theo cùng một cách.

3. Đừng đặt điểm đặt hàng dựa trên cảm xúc.

Trong quản lý kho, câu hỏi không phải là "còn đủ hàng không?" mà là khi nào cần đặt hàng lại. Việc xác định trước điểm này rất quan trọng. Nếu không, đơn hàng sẽ luôn bắt đầu muộn và những mặt hàng bán chạy nhất sẽ hết trước.

Để đơn giản hóa, hãy phân biệt ba mức: tồn kho tối thiểu, mức đặt hàng lại và biên độ an toàn. Tồn kho tối thiểu là mức mà nếu tiếp tục bán dưới mức đó sẽ gặp rủi ro. Mức đặt hàng lại cao hơn vì nó cũng tính đến thời gian hàng về. Và biên độ an toàn nhằm đảm bảo rằng sự biến động đột ngột hàng ngày không làm gián đoạn hoạt động.

Ví dụ, nếu hộp đựng bánh Berossi có nắp vặn trong suốt 0.75l IK44500 MỚI thường xuyên có sẵn trong kho của một cửa hàng trực tuyến nhỏ chuyên bán đồ gia dụng, bạn không cần phải nhớ đến nó vào phút cuối. Trên thực tế, sẽ hiệu quả hơn nếu bạn điều chỉnh điểm đặt hàng theo nhịp độ bán hàng thực tế, chứ không phải theo trực giác của bạn.

4. Khi kiểm kê hàng tồn kho, hãy đặc biệt chú ý đến đơn vị đóng gói.

Một hiểu lầm phổ biến trong các cửa hàng trực tuyến là số lượng sản phẩm trong kho và logic bán hàng không khớp nhau. Nếu sản phẩm được vận chuyển từng cái một, nhưng nhân viên lại tính là cả thùng, điều này ngay lập tức dẫn đến lỗi thanh toán. Điều này đặc biệt gây thiệt hại cho các sản phẩm nhỏ, giá rẻ, vì sự chênh lệch có thể không được phát hiện trong một thời gian dài.

Do đó, đối với mỗi mặt hàng, đơn vị cơ bản cần được ghi lại: cái, gói hoặc bộ. Một trong những điểm cần lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho trên trang web là liệu số lượng hàng tồn kho hiện tại có khớp với số lượng hàng thực tế hay không. Nếu không khớp, con số hiển thị trong hệ thống chỉ chính xác trên bề ngoài.

5. Xếp hạng phương án thay thế dựa trên khả năng di chuyển

Không phải tất cả sản phẩm đều có tốc độ bán hàng như nhau. Do đó, cửa hàng trực tuyến không nên chỉ có một nhịp điệu mua hàng duy nhất, mà nên có ít nhất hai hoặc ba danh mục nội bộ. Sản phẩm bán chạy hơn, giá rẻ hơn cần được chú trọng khác, và sản phẩm ít được yêu cầu hơn nhưng có giá trị cao hơn cần được chú trọng khác.

Đối với các sản phẩm ở kệ thấp hơn hoặc bán chậm, việc kiểm tra không thường xuyên có thể là đủ, trong khi đối với các mặt hàng bán chạy hơn, việc kiểm tra hàng ngày hoặc hàng tuần là cần thiết. Đây là lúc mua sỉ phát huy tác dụng: điểm mấu chốt không phải là mua tất cả mọi thứ cùng một lúc, mà là đặt hàng sao cho phù hợp với tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của chính bạn. Mua sỉ hoạt động hiệu quả khi việc dự trữ hàng hóa không dựa trên "cảm tính", mà dựa trên các mô hình tiêu dùng thực tế.

6. Hãy đặc biệt chú ý đến các bộ dụng cụ bị lỗi, hư hỏng và còn nguyên niêm phong.

Hàng tồn kho không chỉ bao gồm các mặt hàng có thể bán và không thể bán. Còn có những mặt hàng cần được để riêng để kiểm tra, bị khóa do hư hỏng hoặc tạm thời không có sẵn trên cửa hàng trực tuyến do hàng trả lại. Nếu gộp chung những mặt hàng này với hàng tồn kho có thể bán, dữ liệu sẽ nhanh chóng bị sai lệch.

Do đó, nên sử dụng trạng thái riêng biệt cho các mặt hàng có vấn đề. Bằng cách này, lượng hàng tồn kho thực tế trong kho sẽ không bị lẫn lộn với các mặt hàng đang được kiểm soát. Đây là một thao tác quản lý đơn giản, nhưng nó giúp ngăn ngừa nhiều sự chậm trễ đơn hàng không mong muốn.

7. Giữ danh sách việc cần làm hàng ngày ngắn gọn nhưng bắt buộc.

Các nhóm thường tránh sử dụng danh sách quá dài. Danh sách kiểm kê công việc nên bao gồm năm hoặc sáu mục ngắn gọn, được xem xét theo cùng một thứ tự mỗi ngày. Ví dụ:

• Có sự khác biệt nào giữa lượng thông thường và lượng vật lý không?,
• Có sản phẩm nào sắp đạt đến mức đặt hàng lại không?,
• Có hàng hóa nào bị khóa hoặc hư hỏng không?,
• Cho dù khoản hoàn trả hoặc khoản tín dụng trong cùng ngày đã được ghi nhận hay chưa.,
• Liệu thông tin về tình trạng hàng có sẵn hiển thị trên trang web có khớp với tình trạng kho hàng thực tế không?.

Nếu việc kiểm kê được thực hiện bởi cùng một người hoặc quy trình mỗi ngày, dữ liệu tồn kho sẽ đáng tin cậy hơn. Vấn đề không phải là sự hoàn hảo, mà là phát hiện sai lệch kịp thời.

8. Ví dụ thực tế về cách hoạt động của một cửa hàng trực tuyến nhỏ.

Giả sử một cửa hàng trực tuyến bán các sản phẩm gia dụng và sắp xếp nhà cửa, và có nhiều mã sản phẩm tương tự nhau trong kho. Nhóm quản lý nhận thấy rằng cùng một kích thước sản phẩm lại được liệt kê dưới các tên khác nhau trong một số đơn hàng, điều này làm chậm quá trình cung cấp thông tin cho khách hàng và gây hiểu nhầm về bao bì. Giải pháp không phải là tạo một danh mục mới, mà là một quy trình đặt hàng nội bộ gọn gàng hơn: tên sản phẩm thống nhất, trạng thái riêng cho hàng tồn kho bị chặn và điểm đặt hàng lại được điều chỉnh theo tốc độ bán hàng.

Ví dụ, nếu trong cùng một cửa hàng Hộp đựng bánh Berossi có nắp vặn màu bạc hà 0.75l IK44566 MỚI Ngoài ra, bộ phận kiểm soát tồn kho cũng cần biết rằng các phiên bản khác nhau không bị lẫn lộn. Từ phía khách hàng, chúng đều là "những hộp tương tự nhau", nhưng từ phía kho hàng, chúng lại có mã số sản phẩm khác nhau. Hai loại này không được phép lẫn lộn.

9. Khi nào bạn nên tham khảo ý kiến kế toán hoặc chuyên gia?

Nếu giá trị hàng tồn kho, kiểm kê hoặc thanh lý hàng hóa cũng liên quan đến các vấn đề kế toán, bạn nên tham khảo ý kiến của kế toán viên hoặc chuyên gia khác. Điều này đặc biệt hữu ích nếu hàng hóa được vận chuyển theo lô lớn hoặc việc quản lý kho ảnh hưởng đến nhiều địa điểm. Danh sách kiểm tra hoạt động không thay thế cho việc tư vấn chuyên nghiệp, mà chỉ giúp chuẩn bị cho việc đó.

Quản lý kho trực tuyến hoạt động hiệu quả khi việc kiểm tra hàng ngày dễ dàng, mã số sản phẩm được sắp xếp gọn gàng và việc mua hàng không bị chậm trễ so với mức tiêu thụ thực tế. Nếu bạn duy trì được sự ngăn nắp này, sẽ có ít bất ngờ hơn trong kho và trong quá trình xử lý đơn hàng.

Những ai muốn tự đến lấy hàng có thể đặt lịch hẹn bằng cách gọi +36 70 576 2927. Dịch vụ này hoạt động từ thứ Hai đến Chủ nhật, từ 08:00 đến 18:00. Đối với dịch vụ giao hàng, có nhiều giải pháp khác nhau tùy thuộc vào đơn đặt hàng và khả năng vận chuyển, thường với thời gian giao hàng ngắn.

[leroyal_catalog_products ids=”1887,1746,2031,2258″]

Câu hỏi thường gặp

Bạn nên kiểm tra kho hàng trên cửa hàng trực tuyến bao lâu một lần?

Nên xem xét lại các mặt hàng bán chạy hàng ngày hoặc hàng tuần, và các mặt hàng bán chậm hơn hàng tuần hoặc hàng tháng. Mấu chốt là phải có một thứ tự ưu tiên được thiết lập từ trước.

Mức đặt hàng lại có nghĩa là gì?

Mức tồn kho cần thiết để bắt đầu bổ sung hàng nhằm đảm bảo sản phẩm không bị hết trong thời gian giao hàng.

Tại sao việc quản lý mã số sản phẩm thống nhất lại quan trọng?

Vì các sản phẩm giống hệt nhau nhưng khác tên có thể dễ bị nhầm lẫn, dẫn đến dữ liệu tồn kho không chính xác hoặc bao bì không đúng.

Tôi nên xử lý hàng hóa bị hư hỏng hoặc bị khóa như thế nào?

Ở trạng thái riêng biệt, tách biệt với hàng tồn kho có thể bán. Bằng cách này, sản phẩm sẽ không bị hiển thị sai là có sẵn trên cửa hàng trực tuyến.

Tôi có cần tham khảo ý kiến chuyên gia về giá trị hàng tồn kho không?

Có, nếu quản lý hàng tồn kho liên quan đến các vấn đề kế toán, hàng tồn kho hoặc thanh lý. Trong những trường hợp như vậy, sự tham gia của kế toán viên hoặc chuyên gia khác có thể là cần thiết.

Các ví dụ kinh doanh chỉ mang tính chất tham khảo. Vui lòng kiểm tra giá sản phẩm hiện tại, lượng hàng tồn kho, điều khoản giao hàng và chi phí kinh doanh trước khi đưa ra quyết định.